کار کمتر، نتیجه بهتر | زمانی که مشکلات و گرفتاری های ما از کنترل خارج شوند، سبب می شود کم کم ما از اهداف اساسی و الویت هایمان دور شویم. ما می توانیم با برنامه ریزی بهتر برای زمانی که در اختیار داریم تا حدود زیادی از این مسئله جلوگیری کرده و بیشتر بر همان اهداف و الویت ها متمرکز باشیم. ما در این مقاله قصد داریم بررسی نماییم که چطور می شود کمتر کار کرد، اما نتیجه ی بهتری دریافت کرد. این نتیجه ی بهتر می تواند همان تحقق اهداف اساسی و رسیدن به اولویت ها باشد. با برداشتن سه گام اساسی می توانیم این خواسته را عملی کنیم:
• گام اول: اولویت های واقعی خود را پیدا کنید
ابتدا از خودتان این سوال را بپرسید که مهم ترین الویت ها و اهدافتان در زندگی کدامند؟ اگر می خواهید با ما در این مقاله همراه باشید، ابتدا باید برای این پرسش مهم پاسخی پیدا کنید. البته شما نباید نگران باشید؛ ما برای پاسخ دادن به این پرسش به شما کمک خواهیم کرد.
گاهی اوقات پیش می آید که کارهای مهم یا همان الویت ها با کارهایی که در ظاهر مهم هستند جا به جا می شوند. اما می توان این دو را از یکدیگر جدا کرد، تنها لازم است ابتدا دسته ی دوم را مشخص کنیم. با کنار گذاشتن آن ها می توانیم با خیال راحت به مشخص کردن اولویت ها بپردازیم. برای این منظور از کتاب هفت عادت مردمان موفق، اثر استفن ریچاردز کمک خواهیم گرفت. راهکار پیشنهادی در این کتاب تجسم دو موقعیت زیر است:
این تصویر را در ذهنتان مجسم کنید که سه نفر در مراسم خاکسپاری شما از کمالات و خوبی های شما صحبت می کنند. چه خصوصیات و ویژگی هایی را در شما تحسین خواهند کرد؟ دوست دارید آن ها درباره شما چه بگویند؟
درباره تمامی وظایف و نقش هایی که در زندگیتان به عهده دارید خوب فکر کنید: به طور مثال دختر یا پسر خانواده، دوست، مدیر و …. از خودتان سوال کنید برای مثال ویژگی های یک دوست خوب چیست؟ چطور می توانم مطمئن شوم دوست خوب واقعا باید همین طور رفتار کند؟
مشخص کردن اولویت‌ها، چطور کمتر کار کنیم اما نتیجه بهتری بگیریم
درصورتی که کاملا صادقانه و بدون تعارف به پاسخ این پرسش ها فکر کنیم، اکثر ما خواهیم دید که برداشتمان از موفقیت در مسئله کار کمتر، نتیجه بهتر، به توقعاتی وابسته است که دیگران از ما دارند. علاوه بر این، بیشتر انتظارات ما هم ریشه در ترس های ریز و درشت خودمان دارند.
هنگامی که این تعاریف و انتظارات را کنار بگذاریم، مسائلی که واقعا برایمان مهم و با اهمیت هستند از پشت پرده بیرون می زنند: شاید این ها همان رویا‌ها و ایده آل هایمان باشند، برای مثال تربیت کردن فرزندان مسئولیت پذیر و مفید ، داشتن رابطه سالم و رضایت بخش با شریک زندگی ، تلاش برای بهتر کردن اوضاع زنان و دفاع از حقوق آن ها و … .
وظایف مهم تر را مشخص کنید
اکنون پس از یافتن الویت هایمان می توانیم سوال بعدی را از خودمان بپرسیم: «برای آن که روی اولویتم متمرکز شوم، چه کاری باید انجام دهم؟» در اکثر اوقات آن قدر کار و گرفتاری سرمان می ریزد که فراموش می کنیم این مسئله را بررسی نماییم که در درجه ی اول ارزش وقت گذاشتن را دارند یا خیر؟ آیا انجام دادن آن ها کمک می کنند که ما به الویت هایمان نزدیک تر شویم یا خیر؟
هرگز این نکته را فراموش نکنید: این که بتوانید کاری را بهتر یا سریع تر از افراد اطرافتان انجام بدهید، لزوما دلیل نمی شود که آن کار را در فهرست وظایف تان بگذارید و حتما شما وظیفه انجام دادنش را قبول کنید. با راهکاری که در ادامه معرفی می کنیم، می توانید وظایف مهم تر خود را پیدا کنید:
اولویت ها و اهدافی خود را پیش تر مشخص کردیم. اکنون در فهرست وظایف، تمامی کار‌ها و وظایف خود را به طور جداگانه درج کنید. درباره هر وظیفه، پرسش زیر را از خودتان بپرسید:
۱. آیا این وظیفه برای محقق شدن اولویتی که مشخص کرده ام ضروری است؟
۲. با زحمت و تلاش کم می توانم به خوبی از پس انجام دادن آن برآیم؟
۳. آیا حتما خودم باید عهده دار انجام دادنش شوم یا می توانم به فرد دیگری بسپارمش؟
۴. انجام دادن وظیفه برایم مفرح و لذت بخش است؟
اگر در مورد هرکدام از وظایف، به سه پرسش یا بیشتر پاسخ مثبت دادید، تصمیم هوشمندانه تر این است که نگه داشتن آن وظیفه در فهرست کار‌ها و انجام دادنش خواهد بود. اگر هم جواب تان به سه سوال یا بیشتر منفی بود، بهتر است آن وظیفه را از فهرست خط بزنید.
• گام دوم: از دیگران کمک بگیرید
همه ما افرادی را اطراف خود داریم که معمولا در هر زمان از آن ها کمک بخواهیم، حمایت شان را از ما دریغ نمی کنند: از خانواده و دوستان گرفته تا همکاران و سایر افراد. اما آیا این درخواست کمک را مطرح می کنیم؟ برای بیشتر ما جواب منفی است، چرا که زندگی شخصی و کاری خود را تلاشی انفرادی می دانیم و باور داریم باری است که خودمان تنهایی باید به دوش بکشیم.
درخواست کمک کردن از دیگران مستلزم آن است که احساس ضعف و آسیب پذیری را در خودمان بپذیریم؛ پذیرفتن این حس کار آسان و راحتی نیست. اما حال که اولویت و وظایف مهم تر خود را مشخص کرده ایم، با کمک خواستن از دیگران از همیشه به موفقیت نزدیک تر می شویم، پس چرا این کار را نکنیم؟ اگر به این نتیجه رسیده اید که این قدم بعدی را هم بردارید، در ادامه می توانید بخوانید که چطور باید از دیگران کمک بخواهید. کمک کردن دیگران به شما، برای خودشان نیز فایده ای خواهد داشت.
جالب است بدانید که بهترین راه برای بهره مند شدن از حمایت و کمک دیگران این است که به آن ها ثابت کنیم در برابر کمکی که به ما می کنند، ما نیز در کاری به آن ها یاری می رسانیم و مشکلاتشان را حل می نماییم.
فرض کنید اگر همکارتان در برنامه ریزی برای جلسه ی شرکت به شما کمک می کند یا حتی یکی از دوستان تان برای معرفی شما به فردی که می خواهید، خودش را به زحمت می اندازد، یا حتی کارهایی ساده تر مانند زمانی که همسرتان درحالی که نوبت او نیست ظرف ها را می شوید، باید به نحوی به آن ها بفهمانید که کمک شان را بی جواب نخواهید گذاشت.
برای مثال همکارتان باید بداند که در ازای این کمک کارآمدی و بهره وری شما در محیط کار بیشتر می شود و برای او درآمد زایی خواهد داشت. همسرتان نیز باید بداند که وقتی این کمک را می کند، شما نیز به جای آن با تلاش تان زندگی را در خانه برای همه شیرین تر می کنید.
درخواست کمک از کارفرما
ممکن است برای بسیاری از ما کمک خواستن از کارفرما و مدیر خود دلهره آور باشد. ما همیشه این نگرانی را داریم که با کمک خواستن از روسا و مدیران مان در نظرشان مزاحم، دست و پاگیر یا فاقد صلاحیت به نظر برسیم. اما اگر در زمان کمک خواستن از کارفرما، راه حل هایی را نیز برای مسائل کاری ارائه کنیم، از این لحاظ جای هیچ نگرانی ای وجود نخواهد داشت. در ادامه به شما می گوییم که چطور می توانید این کار را به خوبی انجام دهید و چه مطالبی را باید در درخواستتان لحاظ کنید:
شما باید حتما به این موضوع اشاره نمایید که متعهد به اهداف و اولویت های سازمان یا شرکت تان هستید. این کار را می توانید با جمله ای شبیه به این انجام بدهید: «در نظر من، چند ماه آینده همه چیز همان طوری خواهد که شد که برایش برنامه ریزی کرده بودیم. از این که من هم در محقق کردن اهداف مان نقشی دارم، بسیارخوشحال هستم.»
می توانید از دستاوردها یا نقاط قوت اخیرتان برای شرکت بگویید، همچنین درباره ی مسائلی که نقش بازدارنده دارند و بهره وری شما را کاهش می دهند، با جمله ای مانند این: «با تمامی وظایفی که به من سپرده شده است، زمانی که در دفتر پشت میز کارم می نشینم، کمی تحت فشار قرار می گیرم. احساس می کنم اگر از دفتر بیرون بزنم و با مشتری ها تعامل داشته باشم، عملکردم بهتر می شود.»
راه حلی ارائه دهید و از کارفرمای خود بخواهید به شما بازخورد بدهد، با جمله ای مانند این: «برای محقق شدن هرچه سریع تر اهدافمان، ایده هایی به ذهنم رسیده است؛ برای فراهم کردن فرصت های مدیریتی برای بعضی از اعضای تیم هم نظر‌هایی دارم. تمایل دارید بیشتر راجع به آن ها بدانید؟»
• گام سوم: مهارت «نه گفتن» را یاد بگیرید
بعضی اوقات این طور به نظر می رسد که برای وظایف و کارهایی که باید انجام بدهیم پایانی نمی توان تصور کرد. برای این که بتوانیم کمی از فشارِ کاری که روی دوش خودمان است کم کنیم، باید یاد بگیریم که گاهی اوقات به درخواست دیگران پاسخ منفی دهیم. اکنون چطور می توانیم نه گفتن به دیگران را یاد بگیریم؟ در ادامه خواهیم گفت:
درخواست برای توضیح بیشتر
زمان بعدی که فردی از شما کمک خواست و تقاضا کرد تا برایش کاری انجام دهید، به جای این که از روی عادت و فوری پاسخ مثبت بدهید و “بله” بگویید و آن را در لیست وظایف تان قرار دهید، از او بخواهید کمی بیشتر درباره ی درخواستش توضیح دهد، با پرسش هایی مانند این موارد: «فکر می کنید پروژه تان برای کامل شدن و به نتیجه رسیدن چه مقدار زمان نیاز داشته باشید؟ به نظر شما، تجربه و مهارت من چه چیز به خصوصی به نتیجه ی کار شما اضافه می کند؟ برای پایان آن زمان مشخصی تعیین کرده اید؟» گاهی پرسیدن این گونه سوال ها موجب می شود دیگران راجع به زمانی که قرار است از شما اشغال کنند بیشتر فکر کنند. شاید در نهایت از سپردن کارشان به شما چشم پوشی کنند.
استفاده اصولی از تقویم
به خاطر داشته باشید هرگز بر روی تقویمی که وظایف و برنامه هایتان را در آن یادداشت می نمایید برگه ی اضافی نچسبانید. هنگامی که در حال برنامه ریزی برای وقت خود هستید، با قلم وظایف را در تقویم یادداشت نمایید. درصورتی که فردی قصد داشته باشد کاری را به شما محول نماید و خانه ای خالی در جدول تقویم نمانده باشد، انتخاب تان مشخص خواهد بود: یا باید درخواست او را رد کنید یا این که کاری را که پیش تر برایش برنامه ریزی کرده بودید را لغو کنید.
حال اگر به جای این کار، وظیفه جدید را هم روی کاغذی بنویسید و به تقویم تان اضافه کنید، سرتان را بیش از اندازه شلوغ کرده‌اید. استفاده ی اصولی از تقویم به ما کمک می کند واقع بینانه تر و در حد توان خود از زمانی که در اختیار داریم استفاده نماییم.
سخن پایانی
با برداشتن سه گامی که در این مقاله به آن اشاره کردیم، می توانید میان کارهای بی اهمیت و اولویت های خود تمایز قائل شوید. در این شرایط کمتر کار می کنید، اما نتیجه نهایی بهتر خواهد بود. این نتیجه همان هدف بزرگ و الویتی است که برای خودتان مشخص کرده اید. حال از طرفی هرچه لیست وظایف مان را با کارهای بی ارتباط به اهداف و الویت هایمان شلوغ تر کنیم، رسیدن به اهداف واقعی و مهم مان از ذهن دورتر می شود.
